Kluczową cechą systemu jest wykorzystanie technologii tzw. „cloud computing”, która umożliwia pracę wielu użytkowników jednocześnie na tych samych danych przechowywanych na głównym serwerze.

Nie jest wymagane instalowanie jakiegokolwiek oprogramowania na komputerach użytkowników – wystarczy dowolny system operacyjny i przeglądarka WWW. To z  kolei umożliwia bezproblemowe korzystanie z oprogramowania przez uprawniony personel Inżyniera, Wykonawcy i Zamawiającego. Dzięki temu system kompleksowo wspomaga procedurę zatwierdzania wykonanych robót i poświadczania płatności. Zamawiający, Wykonawca i Inżynier otrzymują konta i po zalogowaniu się do systemu wprowadzają do niego bezpośrednio dane. FIDman umożliwia bardzo łatwy dostęp do każdej wersji dokumentów łącznie z uwagami Inżyniera czy odpowiedziami Wykonawcy.

System jest zainstalowany na centralnym serwerze, użytkownicy nie muszą instalować żadnego oprogramowania